विषय
- एक टिकट प्रणाली है
- ... या कम से कम एक समर्पित पता
- कुछ कम
- ज्ञात कीड़े के बारे में जानकारी प्रदान करें
- एक मंच बनाएँ
- व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रिया दें
- एक समय सीमा प्रदान करें
- प्रतिक्रिया मांगें
- टोलरेट एब्यूज नहीं
- व्यवसायिक बनें
स्रोत: Esignn / Dreamstime.com
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आईटी विभाग हमेशा अपनी प्लेटों पर बहुत कुछ रखते हैं। यहाँ कुछ तरीके हैं जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि चीजें अधिक सुचारू रूप से चलें और बेहतर परिणाम प्राप्त करें।
कई कंपनियों के लिए, आईटी विभाग रीढ़ और तंत्रिका केंद्र के रूप में कार्य करता है, पूरे सिस्टम में सुचारू रूप से प्रवाहित होने वाली जानकारी रखता है। आईटी विभाग कंपनी पदानुक्रम में एक अद्वितीय स्थान रखता है। यह कार्य आवश्यक रूप से कंपनी के मुख्य संचालन से जुड़ा नहीं है (वास्तव में, सभी प्रकार की कंपनियों में आईटी विभाग हैं, भोजन से लेकर फैशन तक) लेकिन यह बाकी विभागों से स्वतंत्र नहीं है।जबकि आईटी कर्मियों को आवश्यक रूप से अन्य कर्मचारियों के अधीनस्थ नहीं हैं, वे ग्राहक सेवा की स्थिति को बनाए रखते हैं। कंपनी में किसी भी आईटी विभाग के लिए कर्मचारियों को आईटी सहायता प्रदान करना एक महत्वपूर्ण कार्य है। इससे कंपनी के लोग अपने कार्यों को कुशलता से कर सकते हैं और कंपनी की उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। तो वे उस काम को बेहतर तरीके से कैसे कर सकते हैं? यहां 10 युक्तियां हैं जो किसी भी आईटी विभाग को विचार करनी चाहिए। (आईटी में काम करने की अपनी कमियां हैं। 10 कारणों में और पढ़ें यह आईटी लड़के बनने के लिए भुगतान नहीं करता है।)
एक टिकट प्रणाली है
कई बड़ी कंपनियां जो अपने ग्राहकों को तकनीकी सहायता प्रदान करती हैं, उनके कार्यों पर नज़र रखने और किसी भी नौकरी पर प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक टिकट प्रणाली है। यहां तक कि अगर इसकी आंतरिक, एक सरल टिकट प्रणाली विभाग को व्यवस्थित करने में मदद कर सकती है, ताकि टेक को खोने की जरूरत न पड़े। टिकट प्रणाली में सबसे बुनियादी बात यह होनी चाहिए कि टिकट संख्या और "नोट" फ़ील्ड के साथ ऑटो-रिस्पॉन्स करने की क्षमता हो, ताकि तकनीशियन टिकट की प्रगति के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी रिकॉर्ड कर सकें।... या कम से कम एक समर्पित पता
कुछ कंपनियों के पास पूरी तरह कार्यात्मक टिकट प्रणाली होने के लिए संसाधन (या नहीं) हो सकते हैं। एक अच्छा विकल्प नए प्रश्नों के लिए ऑटो-रिस्पॉन्डर के साथ प्रश्नों और समर्थन के मुद्दों के लिए एक समर्पित पता स्थापित करना होगा।कुछ कम
एक या एक में सही सवालों के जवाब देने में समय बिताएं। कई आईटी कर्मियों की समस्या यह है कि वे बस लिखने में घंटों की कमी करते हैं या आगे और पीछे एसंग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि वे कहते हैं कि "मुझे नहीं मिल सकता है," वे "आप किस डिवाइस का उपयोग कर रहे हैं" के साथ एक त्वरित उत्तर दे सकते हैं। जो तब "मेरा लैपटॉप," का उत्तर प्राप्त कर सकता है, जिसके लिए वे जवाब देंगे, "ओएस क्या है?" यह सचमुच पूरे दिन चल सकता है। इसके बजाय, आईटी को यह सुनिश्चित करने के लिए समय लेना चाहिए कि वे एक में सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त करें, फिर एक प्रतिक्रिया प्रदान करें। विस्तार से व्यक्ति को कुछ मिनटों तक खर्च करने से अंतहीन पीछे-पीछे वार्तालापों में कटौती करने में मदद मिल सकती है।ज्ञात कीड़े के बारे में जानकारी प्रदान करें
एक FAQ या "ज्ञात कीड़े" पृष्ठ प्रदान करें। अधिकांश लोगों के पास अन्य उपयोगकर्ताओं के समान मुद्दे हैं। सभी के लिए एक FAQ प्रदान करने से, या शायद एक ऐसा पृष्ठ, जो ज्ञात बगों का विवरण देता है (और उनके बारे में क्या किया जा रहा है), IT विभाग दोहराए जा सकने वाले s या s पर कटौती कर सकता है - उन्हें इस बात के बारे में दुश्मनी का उल्लेख नहीं करना है कि क्या मुद्दे हैं संबोधित किया जाना।एक मंच बनाएँ
बड़ी उपयोगकर्ता आधार वाली बड़ी कंपनियों के लिए, यह एक मंच बनाने के लिए समझ में आ सकता है जहां लोग अपने मुद्दों या चिंताओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं। इससे कर्मचारी एक दूसरे को जवाब दे सकते हैं और एक दूसरे की मदद कर सकते हैं।व्यक्तिगत रूप से प्रतिक्रिया दें
यह एक साधारण - या यहां तक कि तार्किक - बात करने जैसा लगता है, लेकिन कई आईटी विभाग अभी भी अनुरोधों से निपटने के दौरान "टीम" या "आपकी सहायता टीम" का उपयोग करते हैं। यह न केवल कई उपयोगकर्ताओं को परेशान कर रहा है, बल्कि यह भी ध्वनि कर सकता है जैसे विभाग जवाबदेही और जिम्मेदारी से बचने की कोशिश कर रहा है। यदि आईटी कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक अनुरोध का जवाब देते हैं और उनके नाम शामिल करते हैं, तो यह कर्मचारियों को यह महसूस करने में मदद करेगा कि अनुरोध निपटाया जाएगा और उन्हें किसी की पकड़ पाने का तरीका भी प्रदान करेगा जब उन्हें वास्तव में सहायता की आवश्यकता होगी।एक समय सीमा प्रदान करें
लोगों को बताएं कि कोई मुद्दा कब ठीक होगा। फिर, यह कुछ ऐसा है जो सामान्य ज्ञान की तरह लग सकता है, लेकिन कुछ लोग वास्तव में समस्या को ठीक करने के लिए समर्थन का अनुरोध करने वाले व्यक्ति को समय लेते हैं। न केवल यह विनम्र है, बल्कि यह एक समय की मुहर भी देता है और एक पेपर ट्रेल अन्य मुद्दों को पैदा करना चाहिए।प्रतिक्रिया मांगें
कोई भी विभाग या कंपनी जानना चाहती है कि वे कैसे कर रहे हैं और कैसे अपनी सेवाओं में सुधार कर सकते हैं। एक अनुरोध को हल करने के बाद, कर्मचारी से प्रतिक्रिया के लिए एक अच्छा विचार है। एक फॉर्म के लिए लिंक तैयार करें या बस उनसे पूछें कि उन्होंने सेवा के बारे में क्या सोचा है।टोलरेट एब्यूज नहीं
लोगों के लिए निराश होना आसान है, खासकर जो उच्च दबाव वाली नौकरियों में काम करते हैं। कुछ मामलों में, इसका मतलब यह हो सकता है कि आईटी कर्मचारियों की तरह अन्य लोगों पर निराशा हो सकती है।जबकि कई अधिकारी आईटी विभाग के कर्मचारियों को अधीनस्थों के रूप में देखते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि वे नौकर हैं। आईटी विभाग के प्रबंधकों और प्रमुखों को अन्य विभागों से दुर्व्यवहार को बर्दाश्त नहीं करना चाहिए, खासकर जो मौखिक रूप से कर्मचारियों का दुरुपयोग करते हैं।व्यवसायिक बनें
क्योंकि आईटी विभाग ज्यादातर आंतरिक मामलों को संभालते हैं, जब अनुरोधों को संभालने की बात आती है, तो कैज़ुअल या यहां तक कि ब्रूस होना आसान होता है। हालाँकि, आईटी कर्मियों को अनुरोधों का जवाब देते समय हमेशा एक पेशेवर, या एक दोस्ताना स्वर भी पेश करना चाहिए। एक शिष्टाचार एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।आईटी विभाग अपनी कंपनियों को बेहतर सेवा प्रदान करने में मदद करने के लिए ये कुछ टिप्स हैं। यदि आपके पास अन्य सुझाव हैं, तो कृपया उन्हें @Techopedia साझा करें।